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珠档字〔2021〕17号

香洲、斗门、金湾区档案局、民政局，市直各单位：

为全面推进我市社区档案工作，促进社区三个文明建设，根据《关于加强我市社区档案工作的意见》（珠档字[2004]6号）的精神，市档案局和市民政局制定了《世界杯在线投注app社区档案管理暂行办法》，现印发给你们，请遵照执行。

世界杯在线投注app档案局 世界杯在线投注app民政局

二○○四年五月二十一日

世界杯在线投注app社区档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为规范社区档案管理，有效地保护和利用档案，更好地为社区发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《世界杯在线投注app档案条例》及其他有关档案工作的规定，结合我市社区档案工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于世界杯在线投注app行政区域内的社区组织。

第三条 本办法所称社区档案，是指社区群体组织、社区居民委员会在居民自治、街政建设和社区居民（家庭）等在各项工作活动中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同载体的历史记录。

第四条 社区档案工作是社区的基础性工作，是维护社区合法权益和历史真实面貌的一项重要工作，是国家全部档案工作的重要组成部分。

第五条 各社区要把档案工作列入社区工作计划和发展规划，保证档案工作的经费、设施和设备等必要条件。

第六条 鼓励社区居民向当地档案馆捐赠、寄存或转让其所有的，对国家和社会具有保存价值的档案材料。

第二章 档案管理体制与职责

第七条社区档案工作业务上接受社区所在地的镇人民政府或街道办事处以及市、区档案行政管理部门的监督、指导与检查。

第八条 社区居委会应明确社区档案工作分管领导，配备综合素质好，并经过市、区档案行政管理部门专业培训的档案人员。社区档案人员离开工作岗位时，应按规定办理档案交接手续。

第九条 各社区必须设立综合档案室，集中统一管理本社区各种门类和载体的档案。综合档案室应具备以下条件：

（一）有档案管理人员；

（二）有档案管理制度；

（三）有档案保管场所及装具；

（四）有档案实体保存。

第十条 社区档案工作要依据有关规定建立健全档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、保密等制度和有效的保证措施，确保档案工作的正常开展。

第十一条 社区综合档案室的职责

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规，制定本社区档案规章制度。

（二）收集、整理、鉴定、统计、保管社区的各类档案及有关资料，维护档案的完整与安全。

（三）集中管理社区的全部档案和资料；

（四）编制档案检索工具及有关参考资料，积极开展档案利用工作，为社区各项工作服务。

（五）负责本社区档案工作的协调、监督和指导。

第十二条 社区档案管理人员工作职责：

（一）按时收集、整理和管理本社区的各类档案；

（二）对全部档案实行安全有效保管；

（三）编制档案检索工具，为档案的利用创造便利条件；

（四）密切配合社区各项中心工作，积极提供档案利用。

第三章 文件的形成与归档

第十三条 社区应根据国家有关规定，结合社区具体情况和特点，制定文件材料的归档制度。

第十四条 凡本社区在各项工作活动中形成的，反映各项职能活动的具有查考利用价值的文件材料，均应按规定由档案人员和有关人员收集齐全、完整，整理归档，任何组织和个人不得将应归档的文件材料据为己有或擅自销毁。

第十五条 社区档案的归档范围

（一）文书档案

1、上级机关下发的文件材料；

2、本社区党、群组织形成的文件材料；

3、本社区成员代表大会形成的文件材料；

4、本社区居民委员会自治工作形成的文件材料；

5、本社区所属经济组织上报的文件材料；

6、其它有查考利用价值的文件材料。

（二）基建档案

本社区基本建设过程中形成的各种科技文件、图纸等材料。

（三）设备档案

本社区各种设备购置、安装、使用过程中形成的各种材料。

（四）会计档案

本社区会计凭证、账簿、报表和会计档案移交、保管、销毁清册等。

（五）特殊载体档案

1、本社区重要会议、重大活动、重大事件、庆功表彰等方面形成的照片（底片）录音、录像带等。

2、各种奖杯、奖状、奖牌、奖旗、证书印章等有纪念意义的凭证性实物等。

（六）电子档案

本社区的电子文件载体(磁带、磁盘、光盘)及相应支持软件、参数和相关数据。

（七）计划生育档案

本社区对社区内常驻及流动人员在计划生育管理方面形成的各种材料。

第十六条 凡归档的文件材料应齐全完整，真实反映社区情况。归档文件要字迹工整、图像清晰、手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、复写纸、纯兰墨水书写，便于长期保存。

第十七条 社区各项管理方面的文件材料应按规定时限归档。文书档案于形成的次年三月底前归档；会计档案，已实行集中结算的，由结算中心管理，否则由会计人员规范整理完毕后，隔年向档案室移交归档；基建档案在项目完成后三个月内归档；设备档案在设备开箱验收时归档；特殊载体档案在形成后及时归档。

第十八条 社区因撤销、合并等原因发生变更的，其档案移交其上级主管的镇人民政府或街道办事处保存。

第四章 档案的整理与编目

第十九条 社区档案一般由文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、特殊载体档案、电子档案、计划生育档案七大门类和载体构成。文书档案由党务工作、自治工作两大部分组成，具体包括党群工作、社区服务、社区文化教育、社区体育、社区卫生、社区环境管理、社区综合治理、社区经济七个方面；特殊载体档案分为照片、录音录像、实物三类；电子档案是指已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。社区档案分类要灵活掌握，可根据档案的数量增减或合并类目。

第二十条 社区各类档案按下列办法进行整理、编号：

（一）文书档案整理要逐步实行广东省档案局发布的《广东省文件材料归档方法改革方案》标准，以件为单位组成有关体系，按年度——问题（社区党群工作、社区社会事务、社区服务、社区综合治理、社区人口与计划生育、社区环境管理、社区文化教育体育、社区卫生、社区社会保障）——保管期限排列分类、编号；

（二）会计档案按类别形式（报表、账簿、凭证、其他）——年度分类整理、排列、编号；

（三）基建档案按工程项目分类整理，按项目——时间排列、编号；

（四）设备按型号分类整理，按型号——时间排列、编号；

（五）特种载体档案按载体形式分类整理，按载体形式——年度排列、编号。

（六）电子档案按归档时间顺序排列、编号。

（七）计划生育档案按计划生育档案管理的程序排列、编号。

第二十一条 整理的档案要符合质量要求，文件排列有序、备考表填写清楚、保管期限划分准确、装订整齐、无金属物。

第二十二条 社区档案保管期限分为永久、长期和短期三种。

第二十三条 一个社区构成一个立档单位，其所形成的档案为一个全宗，全宗名称由街道办事处和社区名称组成。社区所属的企业组织有条件的，可独立构成立档单位，条件不具备的，其形成的档案，由社区综合档案室集中统一管理。

第五章 档案的保管和利用

第二十四条 各社区要逐步采用先进技术和现代化管理方法管理档案。

第二十五条 社区档案室必须有适应需要的库房和符合国家标准的档案装具用品，有防盗、防火、防潮、防鼠、防尘、防霉、防光等设施。形成档案数量较多、有条件的社区应设置专用库房保管档案。

第二十六条 档案管理人员应定期对档案及保管状况进行全面清点、检查，并形成安全检查记录，严防档案损毁、丢失；对已破损和褪变档案应及时修裱、复制或进行其他技术处理。严禁出卖、涂改、伪造档案。

第二十七条 社区档案室应根据《世界杯在线投注app社区档案归档范围和保管期限表》的规定，定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，可编制销毁清册，报请单位领导和上级主管部门批准后予以销毁。严禁擅自销毁档案。

第二十八条 社区档案室应建立各种档案统计台帐，对档案的收进和移出、档案数量、借阅和利用效果、销毁等情况，进行及时、准确统计和登记，并按规定向街道办事处或镇人民政府报送档案工作基本情况统计表。

第二十九条 档案管理人员调离工作岗位时，应在离职前办妥档案交接手续。

第三十条 社区档案室应根据实际编制必要的检索工具，有条件的要应用计算机建立档案文件级条目或重要档案全文数据库，进行档案的存贮与检索；加强档案信息的编研、咨询等开发利用工作，积极主动提供档案为社区各项工作服务。

第三十一条 社区档案室应建立和健全档案利用制度，查阅和借阅档案必须办理借阅登记手续。

第三十二条 社区工作人员和居民因工作或生活需要，可利用本社区档案。外单位人员持有合法证件，经社区居委会同意，也可利用档案；

第三十三条 社区档案室应不断丰富室藏，逐步建成社区档案信息中心。

第六章附 则

第三十四条本办法由世界杯在线投注app档案局负责解释。

第三十五条 本办法自发布之日起执行。