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关于印发《关于加强机构改革中档案处置工作的意见》的通知（珠档字〔2009〕64号）
珠档字〔2009〕64号
市直各单位：
为了加强我市机构改革中的档案处置工作，确保档案的完整与安全，经市人民政府同意，现将《关于加强机构改革中档案处置工作的意见》印发给你们，请遵照执行。
在线投注档案局
二○○九年十一月十七日
关于加强机构改革中档案处置工作的意见
为加强我市机构改革中的档案处置工作，科学处置机构变动部门档案的归属与流向，确保国家档案资源的齐全完整和安全保管，保障档案工作依法开展，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》、《在线投注档案条例》及《在线投注电子公文管理暂行规定》等有关规定和市委珠字[2009]9号文件精神，结合我市实际，对市直机构改革中档案的处置提出以下意见：
一、各机构变动部门要从贯彻落实科学发展观的高度出发，明确分管领导，指定专人负责，严格按照档案管理的有关规定做好档案的整理、移交和管理工作，保持历史面貌的真实性和历史记录的完整性，并按照规定向市档案馆移交档案。任何部门和个人不准借机构改革之机，私自或者允许他人涂改、抽取、伪造或带走、留存、转移、销毁档案，以保证档案的完整与安全。
二、在线投注投资促进局及市科技工贸和信息化局等新设置、组建的部门应及时建立健全档案管理制度，配备适应工作需要的专职或兼职档案人员，做好本单位档案的收集、整理、保管和利用工作，并对所属单位的档案工作进行监督指导。
三、机构变动部门档案归属与流向按以下规定执行：
（一）不再保留的单位，其形成的文书、会计、业务、声像、实物等各种门类的档案，原则上全部向市档案馆移交；确因工作需要，报经市档案局同意，可由其职能归属的主要部门代管一定时间后再行移交。
（二）两个或两个以上部门合并组成新的部门时，由合并前的各单位将本单位各年代的各类档案材料收集齐全，作为独立全宗，分类整理立卷，编制目录，写好全宗介绍和组织沿革后，移交市档案馆。经市档案局同意，也可暂由新组建的部门代管。
单位合并后，原各单位未办理完毕的零散文件材料，由原单位填写好文件材料移交清册后，移交给合并后的新机构的有关职能部门继续办理，待该项工作结束后，由新机构的档案部门分类归档保存。
新组建单位从成立之日起形成的各类档案材料构成新的全宗，由市档案馆编制新的全宗号。
（三）一个部门的职能及内部机构分解到两个以上部门的，其档案不得分散，应作为一个全宗移交给市档案馆，或报经市档案局同意，可由继承原部门主要职能的新部门代管一定时间后移交市档案馆。
分开以后成立的新单位，从单位成立之日开始产生的各类档案材料构成独立的新全宗，由新成立单位的档案部门单独整理、归档。
（四）一个或若干个部门并入另一部门，并入部门名称未发生改变的，可继续沿用原全宗号，该部门以后形成的档案由该部门整理归档。被并入部门的档案按不再保留单位的规定处置。
（五）两个或两个以上单位合署办公的，如果机构名称已发生改变的，按新全宗管理；单位名称未改变的，暂按原全宗管理。
（六）归属关系调整而职能未发生变动的部门，仍按原全宗管理，档案由该部门继续保存。
（七）机构改革中，各部门废旧公章的处理，按市委珠字[2009]9号文件执行。
（八）机构变动部门的电子公文和电子档案数据（含档案目录数据）。保存在市电子公文协同处理系统等全市性政务系统中的电子公文，由市信息化办公室统一向市档案馆移交；各部门内部办公系统或其他系统中形成的电子档案数据，下载刻录光盘，采取离线归档方式向市档案馆移交；档案目录数据单独刻录光盘移交。
（九）机构变动部门历年形成的文件汇编，因工作需要，可由各单位移交新组建单位利用。若不移交新组建单位的，应随档案一并移交市档案馆。为防止失密和内部文件流失，各单位清理的不归档文件资料，应统一移交市文件销毁中心销毁。
四、机构变动部门应根据上述规定，提出本部门档案归属与流向意见报告市档案局，以便及时开展组织协调和业务指导工作。
五、向市档案馆移交的档案，应符合接收标准，并附有立档单位组织沿革、全宗介绍等有关资料。应移交的档案不符合接收标准或缺少立档单位组织沿革、全宗介绍等有关资料的，由档案形成单位负责安排人员在机关人员分流前完成相关工作，确保档案顺利移交。
六、对机构改革中不重视档案工作，造成档案严重损失者，将依照《档案法》、《广东省档案条例》及《在线投注档案条例》等有关法规追究责任，严肃处理。
七、机构改革中未发生变动的部门，应继续按照国家有关档案管理的规定，做好本部门的档案工作，提高档案规范管理水平。
八、机构改革中有关档案处理的其他具体问题可与市档案局联系。业务指导电话：2255528，档案移交电话：2255518。
附件：1、新建全宗单位名录
2、变动单位档案归属与流向处置一览表
附件1
新建全宗单位名录
附件2
变动单位档案归属与流向处置一览表
